En un mundo que cambia rápidamente como el de hoy, mantener al día a las personas que trabajan en una organización es una necesidad. Contar con un personal capacitado y al tanto de las últimas tendencias de su industria otorga a las empresas una ventaja competitiva.

Para darle respuesta a esta necesidad, existe una solución que ahorra costos y simplifica los procesos de capacitación dentro de la empresa. Esta solución no es otra que las plataformas de e-learning.

Muchas empresas han decidido migrar sus procesos de capacitación presencial al mundo virtual buscando estos beneficios. Sin embargo, con cientos de proveedores presentes en el mercado tomar una decisión acerca de cuál es la mejor plataforma virtual para llevar cabo el programa de capacitación de una empresa puede ser abrumador.

Por eso queremos hacerte el trabajo más fácil. Ya sea que te estés iniciando en el mundo de la capacitación virtual o estés buscando cambiar de proveedor, te traemos una lista con los 5 aspectos que no puedes pasar por alto al seleccionar una plataforma de e-learning.

1.- Ten claros los objetivos de tu organización

Una plataforma de e-learning es simplemente una herramienta que te ayudará a alcanzar los objetivos de tu programa de capacitación. Este programa deberá estar basado en las necesidades de conocimiento que existen en la empresa.

Por eso, es importante completar este primer paso antes de comenzar a ver la oferta de proveedores de plataformas de e-learning. Asegúrate de levantar todas estas necesidades y las expectativas de los involucrados. Pregúntales acerca de cómo están solucionando la situación en ese momento y cuál sería su caso ideal.

Tener unos objetivos claros te permitirá seleccionar una plataforma de capacitación virtual que realmente le ofrezca beneficios a tu organización. Por ejemplo:

• Saber si el programa de capacitación de tu organización abarca solo a unos pocos empleados o a la plantilla completa te permitirá priorizar en cuanto a modalidades de precio.
• Saber si cuentas con un equipo de soporte técnico interno dedicado al proyecto te permitirá seleccionar entre plataformas con fácil instalación y mantenimiento u otras con precios más accesibles, pero con mayores requerimientos de personal técnico.
• Saber si el programa de capacitación es parte central de la estrategia de la empresa y a largo plazo te permitirá enfocarte en proveedores que ofrezcan mejores precios y apoyo técnico para períodos más largos.

2.- Haz una lista de las funcionalidades que necesitas

Ahora que ya sabes todas las necesidades de capacitación de la empresa, no te será difícil hacer una lista con todo lo que debe poder hacer tu plataforma de e-learning para alcanzar los objetivos deseados.

En una plataforma virtual existen tres actores importantes: los administradores, instructores y estudiantes. En base a las necesidades de tu organización, define qué debe poder hacer cada uno en la plataforma:

• ¿El administrador debe poder crear grupos y asignarles cursos a usuarios?
• ¿El instructor requiere herramientas para evaluar a sus estudiantes?
• ¿Se requiere que los estudiantes reciban un certificado al completar el curso con éxito?

Además, en este punto debes consultar con tu departamento de sistemas o similar acerca de cuáles son las características técnicas que debe cumplir la plataforma para ser apta para tu empresa: ¿es mejor que sea una plataforma en la nube?, ¿hay algunos protocolos de seguridad que deba cumplir?

Haz una lista de todo lo que necesitas y asígnale una ponderación a cada funcionalidad. Esto te permitirá saber qué es indispensable para cumplir con tus objetivos y ya tendrás un criterio de decisión para evaluar a las diferentes plataformas de capacitación virtual que estés considerando.

Mientras más funcionalidades tiene una plataforma de e-learning, su costo suele ser más elevado. Asegúrate de no estar pagando en exceso por funcionalidades que no vas a utilizar.

3.- Conoce el presupuesto con el que cuentas

El presupuesto destinado al pago de tu plataforma de capacitación virtual es un factor clave a la hora de tomar la decisión.

En este punto debes considerar tanto el monto que deberás pagar por la plataforma de e-learning, como las diferentes modalidades de cobro.

Dada la gran variedad de plataformas de e-learning existentes, muchas han optado por diferenciarse por su forma de pago. Por eso, las modalidades de pago son muy variadas:

• Código abierto.
• Por licencia.
• Pago por uso.
• Pago por usuario registrado.
• Pago por usuario activo.

Vuelve a las necesidades de capacitación y objetivos de tu empresa y considera cuál de estas modalidades se ajusta más a lo que quieres lograr. Por ejemplo, si solo vas a tener cierto número de usuarios utilizando la plataforma, tal vez te convenga más una opción de pago por uso.

Considera también cuáles son los costos ocultos. Sí, costos ocultos y es que muchas plataformas como las de código abierto aparentan ser una buena solución gratuita, pero luego requieren de un equipo técnico dedicado para su operación.

4.- Busca plataformas fáciles de instalar y utilizar

Siempre decimos que la mejor plataforma es aquella fácil de usar.

Un proceso de puesta en marcha que no requiera de instalaciones en el servidor o las computadoras de quienes participarán en el programa siempre es recomendable frente a otras opciones.

Dependiendo de tus necesidades y los procesos internos de tu organización, el tiempo del proceso de instalación puede variar. Ten estos factores en consideración y recuerda preguntar a los proveedores que contactes acerca de cuánto tiempo se puede tomar el proceso de acuerdo a tus condiciones.

Además del tiempo de instalación, otro factor que debes tomar en cuenta es el proceso de aprendizaje por el que pasarán los diferentes usuarios de tu organización. Lo ideal es conseguir una plataforma que tanto administradores, instructores como estudiantes puedan aprender a utilizar de forma intuitiva.

Por supuesto, esto dependerá de las habilidades técnicas de tus usuarios. Si son personas acostumbradas a la tecnología y a aprender por sí mismos este proceso será mucho más sencillo.

Solicita un demo a los proveedores que estés evaluando y busca personas en tu organización que vayan a desempeñar los diferentes roles. Pídeles que participen y hagan pruebas. Luego, pregúntales su opinión acerca de cada uno o pásales una encuesta que te permita tener información más objetiva acerca de cada una de las opciones.

5.- Revisa las opciones de soporte técnico y de contenido

Una de las principales causas por las que las empresas cambian su proveedor de e-learning es por fallas en el soporte técnico.

La relación con un proveedor de e-learning suele ser a largo plazo. Migrar de una plataforma de capacitación virtual a otra con todo lo que implica no es algo que muchos quieran hacer. Imagina todas las situaciones que pueden surgir a largo plazo, necesitas a alguien que esté allí para apoyarte por parte de tu proveedor de e-learning, ¿cierto?

Por eso, revisa con detalle qué ofrece cada plataforma de e-learning que haya entrado en tu proceso de selección en relación a soporte técnico y cuál es su tiempo de respuesta. Si no tiene información disponible en este aspecto, pregúntale al respecto.

Además, debes tener en cuenta si este proveedor tiene experiencia en cuanto a la creación de contenido para plataformas de e-learning. Si estás empezando con tu programa de capacitación virtual, tal vez necesites asesoría para crear tu contenido o tal vez tu proveedor pueda ayudarte a crearlo.

Tu turno

Ya hemos expuesto la lista de aspectos que no puedes dejar de tomar en cuenta a la hora de escoger la plataforma de e-learning para poner en marcha el programa de capacitación de tu organización.

Ahora es tu turno de comenzar a evaluar las necesidades y objetivos de capacitación en tu empresa. Así podrás encontrar a la mejor plataforma de capacitación virtual con bases sólidas.

Si ya estás en este proceso, te recomendamos visitar la página de Teachlr Organizaciones, nuestra plataforma de e-learning para capacitación en empresas o si prefieres puedes escribirnos a info@teachlr.com y nos pondremos en contacto contigo.

¿Tienes algo que contarnos? ¿Cuál es tu experiencia seleccionando plataformas de e-learning? Déjanos un comentario y comparte tu conocimiento con nuestros lectores.