Seguridad de datos y cumplimiento: Lo que RRHH debe exigir a sus proveedores tecnológicos
Por qué la protección de la información dejó de ser un asunto de IT para convertirse en la prioridad número uno de la gestión de talento.
En la era de la transformación digital acelerada, los departamentos de Recursos Humanos (RRHH) se han convertido en los custodios de los activos más valiosos y, a la vez, más vulnerables de cualquier organización: los datos personales y profesionales de sus colaboradores. Ya no se trata solo de nombres y correos electrónicos. Hablamos de historiales médicos, información financiera para nóminas, evaluaciones de desempeño, planes de sucesión y brechas de habilidades que, en las manos equivocadas, podrían comprometer la estabilidad misma de la empresa.
Según el informe Cost of a Data Breach Report 2024 de IBM, el costo promedio de una filtración de datos ha alcanzado niveles récord, superando los 4.8 millones de dólares a nivel global. Para una empresa en Latinoamérica, un incidente de este tipo no solo representa un golpe financiero, sino un daño reputacional que puede tomar décadas reparar y multas regulatorias que, bajo marcos como la Ley de Protección de Datos Personales o el GDPR (si tienen operaciones en Europa), pueden ser devastadoras.
Como líder de gestión de talento o dueño de negocio, ya no puedes delegar ciegamente la seguridad en el departamento de sistemas. Al evaluar un Learning Management System (LMS) o cualquier plataforma de RRHH, tienes la responsabilidad de actuar como la primera línea de defensa. La seguridad no es una característica opcional; es el cimiento de la confianza entre la empresa y su equipo.
El nuevo paradigma: La responsabilidad compartida en RRHH Tech
Cuando contratas una plataforma tecnológica, entras en un modelo de responsabilidad compartida. El proveedor garantiza la seguridad de la infraestructura, pero RRHH debe garantizar que el proveedor cumpla con los estándares más rigurosos del mercado. Si el proveedor falla, la marca afectada ante los empleados y el regulador es la tuya.
En Teachlr, entendemos que la capacitación corporativa moderna requiere agilidad, pero nunca a expensas de la integridad de la información. Por ello, hemos identificado los cinco pilares críticos que todo profesional de RRHH debe exigir en su próximo acuerdo de nivel de servicio (SLA).
Top 5: Lo que RRHH debe exigir a sus proveedores tecnológicos
1. Certificaciones Internacionales de Seguridad (ISO 27001)
No basta con que un proveedor “diga” que es seguro. Debe demostrarlo a través de auditorías externas e imparciales. La certificación ISO/IEC 27001 es el estándar de oro global para la gestión de la seguridad de la información.
Esta certificación garantiza que el proveedor ha implementado un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) que protege la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Exigir esto asegura que el proveedor tiene procesos documentados para la gestión de riesgos, la seguridad física de los servidores y la formación de su propio personal en temas de ciberseguridad. En Teachlr, el cumplimiento de la norma ISO 27001 es un pilar fundamental de nuestra operación, asegurando que cada línea de código y cada proceso de soporte cumplan con las máximas exigencias internacionales.
2. Cumplimiento Normativo Local y Global (GDPR y Leyes Locales)
El cumplimiento normativo es un terreno minado para las empresas en LATAM. Si tu empresa opera de forma multinacional, tu proveedor tecnológico debe cumplir obligatoriamente con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, que hoy sirve de base para la mayoría de las legislaciones en México, Colombia, Chile y Brasil (LGPD).
RRHH debe exigir cláusulas claras sobre el tratamiento de datos: ¿Dónde se almacenan los servidores? ¿Quién tiene acceso a ellos? ¿Cómo se gestiona el “derecho al olvido” si un empleado deja la organización? Un proveedor que no puede responder estas preguntas con transparencia es un riesgo legal latente.
3. Gestión de Identidad y Acceso (SSO y MFA)
El eslabón más débil de la seguridad suele ser el factor humano. Las contraseñas débiles son la puerta de entrada para la mayoría de los ataques de phishing. Por ello, RRHH debe exigir que su plataforma tecnológica permita la integración con sistemas de Single Sign-On (SSO) como Azure AD, Okta o Google Workspace.
El SSO permite que tus colaboradores accedan a sus cursos o herramientas de trabajo usando sus credenciales corporativas, lo que facilita que IT pueda revocar el acceso de forma instantánea si el empleado sale de la empresa. Además, la implementación de la Autenticación de Múltiples Factores (MFA) añade una capa de protección donde, incluso si una contraseña es robada, el acceso permanece bloqueado.
4. Encriptación de Datos y Auditorías de Penetración (Pentesting)
¿Qué sucede con los datos mientras “viajan” por internet? RRHH debe confirmar que la información esté encriptada tanto en tránsito (usando protocolos TLS/SSL) como en reposo (en los servidores). Esto garantiza que, en el hipotético caso de una interceptación, los datos sean ilegibles para terceros.
Adicionalmente, pregunta a tu proveedor con qué frecuencia realizan pruebas de penetración o “Pentesting”. Estas son simulaciones de ataques reales realizadas por expertos en seguridad para encontrar y parchear vulnerabilidades antes de que los criminales las exploten. Un proveedor transparente estará dispuesto a compartir un resumen ejecutivo de sus hallazgos y las medidas tomadas.
5. Plan de Recuperación ante Desastres y Continuidad del Negocio
La seguridad no se trata solo de evitar robos, sino de garantizar que el servicio nunca se detenga. ¿Qué pasa si hay un fallo masivo en el centro de datos del proveedor? RRHH debe exigir protocolos de Disaster Recovery que garanticen copias de seguridad (backups) frecuentes y un tiempo de recuperación mínimo.
Imagina que estás en medio de un proceso crítico de cumplimiento normativo o una auditoría externa y pierdes el acceso a los registros de capacitación de tu personal. La continuidad del negocio depende de que tu proveedor tecnológico sea resiliente y tenga redundancia de servidores en múltiples zonas geográficas.
Prepárate para el futuro del talento
La seguridad es el cimiento, pero el crecimiento de tu equipo es el objetivo. En un mercado que cambia cada segundo, el Reskilling y el Upskilling son las únicas estrategias reales para mantener la competitividad. Descarga nuestro reporte exclusivo y descubre las tendencias que dominarán el 2026.
La intersección entre Seguridad y Experiencia del Empleado
A menudo se piensa que mayor seguridad significa una experiencia de usuario más lenta o complicada. Nada más lejos de la realidad. Una plataforma tecnológica que implementa correctamente protocolos de seguridad, como el SSO mencionado anteriormente, simplifica la vida del colaborador al eliminar la necesidad de recordar decenas de contraseñas.
Además, el sentimiento de seguridad refuerza el employer branding. Cuando un colaborador sabe que su empresa invierte en tecnologías certificadas bajo normas ISO, percibe un entorno de profesionalismo y respeto por su privacidad. Esto es particularmente crítico para las nuevas generaciones (Gen Z y Millennials), quienes son nativos digitales y poseen una alta sensibilidad hacia el uso de sus datos personales.
Cuestionario de Auditoría para RRHH: Preguntas clave para tu próximo proveedor
Antes de firmar cualquier contrato de software para tu departamento de Recursos Humanos o Capacitación, asegúrate de enviar este breve cuestionario a su equipo técnico:
- ¿Cuentan con certificaciones ISO 27001 y 9001 vigentes? (Solicita los certificados).
- ¿Dónde se encuentran físicamente los servidores y bajo qué leyes de protección de datos operan?
- ¿Tienen capacidad de integración nativa con protocolos de SSO (SAML 2.0)?
- ¿Cuál es su política de retención y eliminación de datos al finalizar el contrato?
- ¿Con qué frecuencia realizan auditorías externas de seguridad y pruebas de penetración?
Si las respuestas son vagas o evasivas, es una señal de alerta roja. En Teachlr, creemos en la transparencia total, por lo que estas respuestas forman parte integral de nuestro proceso de consultoría inicial.
Conclusión: El costo de la inacción
La seguridad de la información en RRHH ha pasado de ser una preocupación de “back-office” a un imperativo estratégico de la junta directiva. En un entorno donde las amenazas cibernéticas son cada vez más sofisticadas, elegir un proveedor tecnológico basándose únicamente en el precio o en la interfaz gráfica es un error que ninguna empresa moderna puede permitirse. El verdadero ahorro y la verdadera eficiencia provienen de la tranquilidad de saber que los datos de tu talento están protegidos por estándares internacionales.
Invertir en una plataforma LMS/LXP como Teachlr no es solo adquirir una herramienta de aprendizaje; es blindar el activo más valioso de tu organización con certificaciones ISO y tecnología de punta diseñada específicamente para las necesidades del mercado latinoamericano.
Asegura el futuro de tu organización y protege el talento que la hace crecer.
