¿Pasas ocho horas o más dentro de tu oficina y sientes que aún no te rinde el tiempo para terminar tus labores dentro de las fechas topes? Esta situación nos pasa a todos a cada rato. Para solventar este problema, tuvimos una reunión en Teachlr, donde cada miembro del equipo compartió las acciones que toman para mejorar su productividad y finalizar su trabajo diario a tiempo.
A continuación, presentamos la lista que reúne los mejores tips de productividad que usamos en Teachlr para trabajar de forma efectiva e inteligente:
- Duerme y come: necesitas descansar y alimentarte bien para tener la energía que te ayudará a completar tus tareas. Poco se logra con los ojos pesados y el estómago rugiendo.
- Establece metas: es difícil terminar con éxito tus actividades, si no sabes primero qué objetivos debes lograr. Empieza delimitando metas diarias, semanales o mensuales que te permitirán visualizar el avance de tu trabajo, para luego definir los pasos que te ayudarán a completarlas efectiva y eficientemente.
- Prioriza tus metas: la matriz de Covey es muy útil:
Nosotros la aplicamos al pie de la letra y hemos visto mejores resultados en nuestra productividad. Prioriza tus actividades según su nivel de urgencia e importancia. Luego programa tu horario de trabajo y planifica las acciones a tomar acordemente.
Una vez delimitadas las tareas y el tiempo para completarlas, puedes organizarlas en una tabla. Nosotros utilizamos la siguiente:
En este caso, se colocó el ejemplo de un post para el blog de Teachlr. Este sistema nos permite visualizar de forma práctica los recursos, la fecha límite y los pasos que necesitamos completar para finalizar la tarea. Recomendamos utilizar Google Drive para introducir todos estos datos, pues además podrás compartir la información e interactuar con otros miembros del equipo que estén involucrados. Una vez completada la actividad, puedes sombrearla de un color para indicar que ya es caso cerrado.
- Define tus horas más productivas: la productividad de cada persona se da en horas distintas del día. Algunos apenas se despiertan tienen muchísima energía para luego adormitarse durante las horas de la tarde. A otros les sucede al revés: no rinden en la mañana y trabajan con más energía a media tarde. Descubre cuál es la hora más productiva para ti y organiza cuándo realizar las tareas más complicadas que requieren más actividad mental y las simples mucho más mecánicas acordemente.
- Personaliza tu espacio de trabajo: el ambiente influye en tu concentración. Un espacio oscuro, un escritorio desordenado, un asiento incómodo y mucho ruido no te permitirán hacer el mejor trabajo posible. Procura que tu lugar tenga óptimas condiciones: buena iluminación, silla cómoda, escritorio limpio y sin ruidos inquietantes para encontrar la tranquilidad que necesitas para concentrarte. Para algunos inclusive la música funciona como método para realizar ciertas tareas.
- Pide tiempo: un problema recurrente, especialmente en oficinas abiertas con muchos empleados, es que todos te consultan o hablan a cada rato. Esto distrae muchísimo y obstaculiza tu línea de pensamiento. Cada vez que alcances la mayor concentración y el foco para terminar una tarea, señaliza con un papel, un cartel o un símbolo que por favor, no te interrumpan -a menos que sea muy urgente.
- Ten reuniones necesarias y productivas: los equipos que se reúnen frecuentemente y sin necesidad real pierden mucho tiempo valioso que pudiera ser usado para avanzar objetivos. Procura que las reuniones de trabajo tengan una razón, establece puntos que deben lograrse una vez finalizada, respeta la hora de inicio y fin, y comunica las conclusiones importantes. Si las metas necesariamente no requieren una reunión, sino que pueden ser resueltas a través de un email o una llamada, aún mejor.
- Desconéctate: cada año utilizamos cada vez más dispositivos móviles para conectarnos. A pesar de todas las bondades de la tecnología móvil, debemos saber cuándo poner límites. Si estás en la oficina, quítale el sonido a tu celular, excepto por las llamadas. Si no te llaman, seguramente no es urgente y puede esperar.
- Tómate un descanso: somos humanos, no máquinas. Necesitas descansar los ojos de la pantalla, pausar la mente y estirar las piernas. Toma un descanso cada cuarenta minutos, respira hondo y camina un poco. Te ayudará a no aburrirte, conservar tu energía y revisar la evolución de tu trabajo.
- Planifica el día siguiente: pasa los últimos quince minutos de tu jornada laboral revisando tu lista de tareas. Así podrás ver cuáles metas lograste cumplir y qué otros puntos hay que completar. Esta táctica te permitirá revisar el avance de tu trabajo, priorizar tus labores más importantes, planificar las actividades del día siguiente y ahorrar tiempo.
Esperamos haber sido de ayuda. ¿Crees que nos faltó algo? Coméntanos.
