Una vez que terminas de escribir un email y presionas “ENVIAR”, por supuesto que esperas una respuesta. ¡Todos lo hacemos! Sin embargo, no siempre es el caso.

En Teachlr enviamos centenares de emails a distintos tipos de personas todos los días: profesores, usuarios, afiliados, asesores, socios de negocios, representantes de medios y además, entre los miembros de nuestro equipo.

Esta experiencia nos ha permitido precisar qué elementos incentivan una respuesta y qué no funciona. Nos complace compartir contigo los insights recabados para escribir emails efectivos.

  1. Detente y piensa: es importante optimizar tu tiempo, así que evita realizar tareas innecesarias si hay métodos mucho más eficientes para resolverlas. Si consideras que cierto asunto puede solventarse con una discusión o una corta llamada, pues apártate de la computadora y háblalo directamente.
  2. Al grano: ¿qué sucede cuando abres un email extremadamente largo compuesto por numerosos párrafos sustanciosos? A menos que sea algo urgente, lo más seguro es que lo cierres para leerlo luego. Sin duda, no responderás de inmediato. Divide la información en varios párrafos de tres líneas o menos y sólo escribe concisamente lo que necesitas comunicar.
  3. Adapta el estilo: estás escribiendo un email, no un ensayo y mucho menos una novela. Utiliza un lenguaje directo y preciso, y adapta el estilo a la persona que está recibiendo tu mensaje. Si es un compañero de trabajo, puedes escribir de forma informal; si es un cliente potencial, sé formal, pero sin dejar de ser conciso.
  4. Piensa bien el título: el título contiene las primeras palabras que tu lector verá, así que garantiza que la idea principal se transmita claramente en unos cuantos caracteres. Pregúntate qué quieres que tu lector entienda y resume dicho mensaje. No te preocupes mucho por la longitud del título; según  Yesware, es indistinto. Lo que nos ha funcionado para escribir emails efectivos es decir quién escribe y por qué. Por ejemplo, éste es el título de un email enviado a un usuario que ha solicitado resolver algún detalle en su cuenta: Soy Natalia de Teachlr. Problema resuelto.
  5. La estructura es clave: lo que decides colocar de primero es importante. Asegúrate de atraer el interés de tu lectura con las primeras líneas y continúa elaborando tu mensaje asertivamente. La estructura que nos ha permitido cumplir con estos objetivos es la siguiente:
    1. Introducción: incluye quién eres y a qué compañía representas.
    2. Contenido: aclara qué buscas; por qué necesitas la participación del lector; y qué esperas que el lector haga a continuación (el famoso Call to Action). Si aplica, también puedes agregar información que sirva de evidencia para demostrar que tus objetivos son alcanzables.
    3. Conclusión: proporciona información de contacto, expresa que esperas una respuesta y da las gracias por la atención ofrecida.

Pues, te hemos dado una lista simple y super útil para escribir emails efectivos. Un último consejo: ponte en el lugar del lector y siempre recuerda, sé auténtico en todo texto que escribas. Si tu voz es sincera y estás comunicando algo significativo, entonces recibirás respuestas.

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