Nuevos empleados, nuevos procedimientos, nuevos clientes. Las razones por las que las empresas realizan procesos de capacitación son muchas y muy variadas.

Por esto, estamos seguros, sin lugar a dudas, que la pregunta “¿cuál es la mejor opción para mi empresa: una capacitación presencial o una capacitación virtual?” solo tiene una respuesta: depende.

Ok, no es la respuesta que buscabas. La verdad es que existen muchas variables relacionadas con tu caso particular que debes evaluar antes de tomar la decisión definitiva. Por nombrar algunas:

• Objetivos: ¿qué quiere lograr tu organización con el proceso de capacitación?, ¿durante cuánto tiempo?
• Presupuesto: ¿cuánto dinero tienes asignado?
• Audiencia: ¿quiénes recibirán la formación?, ¿cuál será la edad promedio?, ¿serán tus empleados o tus clientes?
• Recursos: ¿cuentas con espacios destinados al adiestramiento?, ¿cuentas con un equipo técnico?, ¿con cuánto tiempo cuentas?
• Resultados esperados: ¿cómo se medirán los resultados del aprendizaje?

Todos estos son aspectos que debes tener claros a la hora de evaluar las opciones para escoger cómo llevar a cabo el proceso de capacitación que requiere tu empresa.

Una vez tengas todos estos datos, podrás realizar una buena comparación entre las ventajas que ofrece la capacitación online frente a la capacitación presencial y viceversa. Lo bueno, es que en esta comparación sí podemos echarte una mano.

Logística

Organizar un curso o taller para un grupo de personas por más pequeño que sea requiere de un trabajo de logística.

Hay que buscar una fecha en la que el instructor, el espacio y quienes verán la capacitación estén disponibles. Esto no siempre es fácil y en muchos casos, alguien queda descontento. ¡Ah! Y por supuesto, que no se te olviden los refrigerios.

Aprender a través de una plataforma de elearning es algo totalmente diferente. En este caso, puedes crear el material una sola vez, cargarlo en la plataforma y reutilizarlo según sea el caso.

Asignar el material a los estudiantes es un proceso sencillo. Por su parte, ellos podrán acceder a él en cualquier momento y desde donde les sea más conveniente.

Consideraciones de logística para seleccionar el formato de tu programa de capacitación

La respuesta a estas preguntas te ayudará a decidir con base a lo que necesitas en cuanto a logística, qué formato de capacitación es mejor para tu organización:

• Cantidad de personas que participarán en el proceso de capacitación. ¿Serán unas decenas, cientos o miles?, ¿será un proceso que se repita en el tiempo? Tal vez ahora solo tengas que entrenar a 10, pero ¿cada cuánto tiempo tendrás que invertir tiempo y otros recursos en el proceso?
• Localización de esas personas. ¿Todas las personas se encuentran en la misma ciudad, edificio u oficina?
• Agendas y estilos de trabajo de quienes participarán en el proceso. ¿Es personal administrativo u operativo?, ¿su agenda los obliga a estar en movimiento?

Costos

En nuestro post sobre los mitos del elearning, citamos casos de estudio que muestran que la educación virtual ha logrado reducir los costos de capacitación en las empresas entre un 40% y 60%.

Los factores que intervienen en el cálculo de los costos de una capacitación presencial son muchos: honorarios del instructor, pago del espacio, reproducción del material, movilización de las personas, etc. Lo peor es que esto debes hacerlo una y otra vez mientras tengas personas que entrenar.

Además, debes tomar en cuenta el costo de oportunidad para las personas que dejan de hacer su trabajo. Así por ejemplo, un vendedor tal vez tiene que retrasar el acercamiento a un posible cliente por asistir a la capacitación.

Por otra parte, el ahorro con un sistema de elearning va a depender mucho de los recursos con los que cuentes y lo que necesites.

Por ejemplo, Moodle es una plataforma de aprendizaje virtual de código abierto, por lo que su implementación es “gratuita”. Sí, es “gratuita” porque vas a necesitar un técnico dedicado a gestionar la plataforma y sus contenidos, por lo que si no cuentas con este recurso, ya deja de ser tan atractiva.

Otra opción para crear tu propio campus virtual es un LMS en la nube (cloud LMS). Este tipo de plataforma no requiere ningún tipo de instalación. El único costo asociado a su funcionamiento será una cuota mensual. Si quieres ver un poco más cómo funcionan, aquí puedes ver nuestro video de Teachlr Organizaciones.

Consideraciones de costos para seleccionar el formato de tu programa de capacitación

Si quieres reducir costos con llevando tu programa de capacitación a un formato de elearning, plantéate estas preguntas:

• ¿La capacitación es un proceso que se repite en el tiempo? Por ejemplo: inducciones, actualizaciones de normas y legislaciones, etc.
• ¿Cuentas con una infraestructura adecuada para realizar los cursos o talleres?
• ¿Instructor y estudiantes están ubicados en la misma ciudad o tendrías que cubrir los costos de traslado?
• ¿Con qué recursos técnicos cuentas? Y, ¿quién estará a cargo de la plataforma?, ¿será personal técnico?

Facilidad para la audiencia

Un curso presencial es simple: vas, ves el curso durante unas horas, intervienes (si el instructor no es muy aburrido) y listo.

Si las personas que piensas atender con el proceso de capacitación no están muy relacionadas con los entornos digitales, bien sea por edad u otras causas, la opción presencial ganará más peso en este punto.

Sin embargo, las plataformas LMS han evolucionado para ser sencillas y fáciles de usar, tanto para quienes tendrán el rol de administrar los contenidos, como para quienes tomarán los cursos. Así que, si este tipo de plataforma te ayuda en el cumplimiento de tus objetivos, no las descartes sin antes haber visto cómo funcionan.

Consideraciones de la audiencia para seleccionar el formato de tu programa de capacitación

En este aspecto, solo hay lugar para una pregunta:

• ¿Quiénes recibirán la capacitación? De ella se derivan otras como: ¿cómo son estas personas?, ¿se sentirán felices de contar con un espacio virtual para el aprendizaje?

Tradición

“Así es como lo hemos hecho siempre” es una frase que oyen mucho quienes buscan impulsar un cambio.

Y sí, es verdad. No solo en las empresas, desde la escuela estamos acostumbrados a aprender con un profesor en frente, quien en ese momento se transforma en una fuente de conocimiento. Pero que así haya sido siempre, no quiere decir que sea mejor.

Un estudio encargado por la Organización Mundial de la Salud y llevado a cabo por investigadores del Imperial College London determinó que el elearning es tan efectivo como la capacitación tradicional para profesionales de la salud.

Si bien es cierto que hay elementos de la capacitación presencial, como la interacción en vivo que se pierden con su contraparte online, esta última también tiene sus ventajas. Como por ejemplo, que los estudiantes pueden enfocarse solo en lo que deben reforzar mejor: pueden ver las lecciones tantas veces como sea necesario.

Además, ¿quién no ha ido a un curso en el que al final alguien le pide la presentación al profesor? Una plataforma de elearning ofrece no solo la presentación, sino la explicación entera.

Consideraciones de tradición para seleccionar el formato de tu programa de capacitación

La tradición puede ser retada cuando se tienen los argumentos, para eso deberás encontrar la respuesta a estas preguntas:

• ¿Hay algún tipo de entrenamiento o práctica en vivo que se pueda ver perjudicado por el ambiente virtual?
• ¿Cómo mides los resultados de tus entrenamientos?, ¿realizas algún tipo de examen o te gustaría contar con una herramienta donde pudieras evaluar y medir los avances de las personas?
• ¿Cómo se adaptarían las personas en tu organización a un entorno virtual de aprendizaje?

Cultura y estructura

Como mencionamos al principio de este post, las características particulares de tu organización tendrán un gran peso para determinar hacia donde se inclina la balanza.

Si tu organización es pequeña, lo más probable es que para capacitar a tus empleados lo mejor sea una capacitación presencial. En este caso, los costos de un proceso presencial se reducen y, adicionalmente, crearás un espacio para la interacción e intercambio de ideas.

Por otro lado, si tu organización es grande o tienes oficinas en distintas ciudades, una plataforma online te ofrecerá ventajas evidentes en cuanto a reducción de costos y facilidades de logística.

Los ambientes de entrenamiento online suelen ser asociados con aislamiento y falta de interacción. Sin embargo, dependiendo de cómo sean usados pueden ser una fuente de inspiración para aprender por el simple gusto de hacerlo o de la creación de grupos internos que desarrollen ideas basados en sus intereses.

Consideraciones de cultura para seleccionar el formato de tu programa de capacitación

La cultura organizacional es un aspecto importante a la hora de decidir cuál es el mejor formato de capacitación para tu organización:

• ¿Tu organización promueve la independencia y la proactividad?
• ¿Las personas son incentivadas a aprender, bien sea en su área de trabajo o en otras áreas?
• ¿Las personas tienen un sentido de responsabilidad y están motivadas a conseguir los objetivos que se les plantean?
• ¿De qué tamaño es tu organización y en cuántos sitios tiene personas que participarán en el programa de capacitación?

Tu turno

Define claramente los objetivos de tu proceso de capacitación y determina cuáles son los factores que tienen más peso dentro de tu proceso de toma de decisiones.

Con estas bases, repasa la comparación entre ambos métodos de formación y responde a las preguntas planteadas. Escoge el que se adapte mejor a tu situación.

Si aun no lo tienes muy claro o hay aspectos técnicos en los que te gustaría profundizar, escríbenos a info@teachlr.com y nos pondremos en contacto contigo para darte toda la información que necesites.

¿Qué piensas? ¿Hay algún punto que no hemos tocado? Déjanoslo en los comentarios.