En el esquema que maneja la cultura corporativa de tiempos pasado, las reuniones son concebidas como la herramienta a la que recurrir para comunicarte con el equipo. Muchos líderes aún piensan que si no ves a las personas cara a cara no podrás motivarlos y aun cuando hay estudios que prueban lo contrario muchos mantienen estas prácticas del pasado.
Las reuniones son una herramienta efectiva pero quizás una de la cual muchas empresas abusan. Si bien las reuniones presentan una oportunidad para realizar lluvia de ideas, aclarar o trazar estrategias también es cierto que si no es planificada correctamente pueden perder rápidamente el propósito y así mismo perder la atención de los asistentes.
Todos hemos luchado contra el sueño en una reunión que parece interminable o hemos salido de una reunión pensando “esto pudo haberse dicho en un e-mail”; este tipo de situaciones son totalmente comunes cuando trabajas en una empresa. Según el Consejo Nacional de Estadísticas de E.E.U.U el trabajador promedio pierde 31 horas de su tiempo en reuniones sin sentido. Además, otros datos indican que se realizan cerca de 11 millones de reuniones de negocios todos los días. Lo que nos lleva a preguntarnos: ¿cuántas de esas reuniones habrán sido exitosas?.
Hay tres claves que son muy importante tomar en cuenta cuando se planifica una reunión:
- Asistentes: solo deben asistir las personas necesarias, muchas personas pueden entorpecer la reunión.
- Horario: una reunión en horas cercanas al mediodía o al final de una jornada de trabajo te asegura que los asistentes tendrán la mente de dispersa.
- Duración: menos es más, mientras menos tiempo de los trabajadores tomes mejor.
Si te guías por estas tres claves la reunión ya tiene un alto porcentaje de ser productiva, pero las claves para una reunión realmente productiva no terminan aquí. Te daremos algunas medidas que puedes tomar para la próxima reunión que organices que te asegurarán ese porcentaje faltante para realmente hacer de tu reunión un éxito; estas están dirigidas especialmente al desarrollo de la reunión.
- Planifica con tiempo: según un estudio tener objetivos claros puede hacer que la reunión se acorte por 17 minutos. No debes convocar una reunión si no tienes los puntos a tratar claros. Tener ideas vagas significa que habrá muchos temas de relleno que harán que la reunión pierda importancia. Si puedes hazle llegar a los participantes los documentos relevantes con tiempo de adelanto.
- Cronometra la reunión: es importante tener un tiempo límite, muchos recomiendan que las reuniones no pasen de 30 minutos. Cuando una reunión es muy extensa se vuelve tediosa para todos los asistentes y es allí donde la mayoría empieza a revisar el teléfono, a bostezar, etc. Si ya la reunión está planificada con temas puntuales no tiene porque ser extensa.
- Olvida de las presentaciones: empresas como amazon prohibieron completamente el uso de powerpoint, esto se debe a que si bien tener una apoyo visual ayuda muchas veces se depende demasiado de ellas para el desarrollo fluido de la reunión.
- Cambia los sitios de reunión: muchas veces sacar a los empleados de su ambiente habitual logra animarlos y despertar su atención.
- Finaliza la reunión con un pequeño resumen de la misma donde repases los objetivos y conclusiones.
Si deseas más información de cómo lograr reuniones altamente efectivas entonces puedes ir a nuestro curso “Reuniones eficientes” ¡y no olvides dejarnos tu comentario!
-Desirée Zambrano
