Quizás esta sea la pregunta más común cuando una empresa desea migrar a entrenamiento y capacitación en línea para su personal. Y probablemente la respuesta más común sea: “Sí, pero depende de las exigencias en recursos y elementos”. Sin duda, el eLearning es una solución económica de aprendizaje, pero podría resultar tanto o más costosa que aquella hecha presencialmente si no la planificamos bien.

Suele venderse el eLearning como el gran milagro que resolverá los problemas de inversión de las empresas (grandes o pequeñas) en el entrenamiento de sus empleados. Pero cuando las empresas idealizan este modelo educativo hacen un terrible daño a sus presupuestos y sus expectativas. La frustración llegará pronto.

Ese debe ser nuestro punto de partida siempre. De otro modo, lo barato será –como ya nos recuerda el viejo refrán- muy caro. Vale entonces analizar los costos inherentes al eLearning para que podamos evaluar la inversión y su real incidencia en el presupuesto de la empresa.

¿Requiere nuestra empresa del eLearning?

Esa es la primera de las preguntas que debemos responder con sinceridad. El eLearning no es una moda y no debemos dejarnos arrastrar por esa creencia. Evaluemos de entrada las necesidades de nuestra empresa en términos de las áreas en las cuales nuestro personal requiere capacitación, la frecuencia con que la necesita, cuál es el porcentaje del personal que requiere capacitarse, el tiempo de que disponen para ello y, finalmente, cuánto es mi presupuesto.

Es posible que nuestra empresa necesite capacitar personal en áreas diversas o en un área en particular y determinarlo nos ayudará a establecer cuánto material eLearning debería desarrollarse. Luego, debemos establecer qué tan seguida sería la demanda de esa capacitación. Por ejemplo, si nuestra empresa tiene una alta rotación de personal cada mes, entonces la demanda será de media a alta.

¿Cómo determinar si la demanda de capacitación de una empresa es compatible con el eLearning?

Por otro lado, debe determinarse cuánto del personal demandará capacitación en un año, por ejemplo. Si nuestros números nos indican que estará cerca del 30% o más, entonces tenemos una demanda de capacitación importante. Sin embargo, si nuestra empresa es pequeña y ese 30% se traduce en 5 personas al año, la capacitación en línea podría ser más un lujo que una necesidad, sobre todo si la deseamos a la medida de la empresa.

Debemos también considerar el tiempo que el personal podrá dedicar a su capacitación. Para que el eLearning sea realmente eficiente debemos brindar tiempo del horario laboral para esa capacitación. Es un error considerar que por ser educación en línea, nuestros empleados deben tomarla en su tiempo libre. La capacitación para el trabajo brindada por la empresa, debe ser en horario laboral. De otro modo, solo tendremos el rechazo de los empleados y los resultados no serán los mejores.

Finalmente, sincerar nuestro presupuesto es una condición indispensable. El eLearning puede ser costoso si  nos lo imaginamos como una película de Hollywood y nuestro presupuesto naufragaría rápidamente. Seamos realistas y dejemos que un experto en diseño instruccional e elearning nos asesore para recomendar el mejor proceso adecuado a nuestro presupuesto.

¿Cuáles son los costos del eLearning?

Una vez que ha determinado todos los aspectos anteriores, los costos de la capacitación/entrenamiento eLearning comienzan a verse más claramente. Los elementos más importantes asociados a estos costos podríamos dividirlos en tres gruesos componentes: el LMS, el Diseño Instruccional y la producción del material.

LMS o Sistema de Gestión del Aprendizaje

Cada uno de esos componentes tiene costos asociados y pueden variar de acuerdo con las necesidades que la empresa haya establecido previamente. El número de personas que se beneficiaran y el período de tiempo en que se ofrecerá ese beneficio educativo, pueden ser determinantes para la elección del LMS y su incidencia en nuestro presupuesto.

Diseño instruccional

Contar con un buen Diseño Instruccional nos asegura que el curso que requiramos esté no sólo bien concebido, sino adecuado a nuestras necesidades y a los requerimientos de aprendizaje del personal de nuestra empresa. Este es un elemento que suele menospreciarse, pero si no tenemos un buen trabajo de diseño instruccional, no podremos asegurar que el más valioso de los contenidos cumplirá su objetivo.

Material educativo

Tenemos luego la producción del material, la cual depende en buena medida de lo que determine como necesario el diseño instruccional. Por supuesto, es menester que se adecúe a nuestro presupuesto y que el nivel de interactividad, así como la exigencia gráfica y multimedia halle el equilibrio apropiado.

¿Cuál es el balance?

Tanto la inversión en diseño instruccional como en producción del curso la realiza la empresa sólo una vez y le permitirá beneficiar a un número infinito de personas. Por lo tanto, presupuestariamente debe verse de ese modo. Se invierte una vez para un beneficio prolongado en el tiempo.

Costos que se ahorran

La inversión en un LMS -en conjunto con lo anterior- nos brinda la posibilidad de ahorrarnos costos de traslado de personal y expertos en un área, alquiler de localidades para entrenamiento y capacitación, gastos de refrigerio e impresión de materiales, por solo mencionar los más visibles. De modo que la inversión en eLearning podría transformarse en ahorro en una larga lista de rubros.

Menos inversión de tiempo y dinero en logística

Logísticamente, como ya podemos inferir, también nos elimina muchos dolores de cabeza, pues los cursos de capacitación estarán allí siempre para el personal los tome cuando lo consideremos necesario. Sin pérdida de tiempo y, en consecuencia, traduciéndose en un ahorro estimable de dinero.

Eficiencia educativa

Pero lo más resaltante es que el eLearning ofrece beneficios de eficiencia educativa. El proceso de enseñanza y aprendizaje se potencia, con lo cual la ganancia de nuestra empresa es muy grande al contar con personal bien entrenado. Al contar con un personal capacitado correctamente en todos los procesos, su productividad no puede sino aumentar.

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